ArkOttica, Archiviazione Ottica

E' un sistema di gestione documentale (SGD) per archiviare in modo ordinato e razionale i documenti aziendali di qualsiasi tipo e formato, sia prodotti internamente, sia di provenienza esterna.
L’archiviazione si basa su un efficiente database sul quale vengono associate ad ogni documento un insieme di chiavi che lo caratterizzano e lo identificano. Questo rende possibile: rapide ricerche, una aggregazione dei documenti in fascicoli e le definizione di relazioni fra informazioni con le quali ripercorrere la via che ne ha determinato l’emissione.

ArkOttica si basa su un sistema Client/Server su Internet, il server contiene sia il software che l’archivio dati, gli utenti e l'amministratore fanno accesso per mezzo di un PC connesso in rete utilizzando il browser di loro gradimento.

Il sistema è completamente configurabile sia nella struttura dati sia nei descrittori utilizzati per identificarli ed accetta qualunque tipo di formato prodotti dai programmi di produttività individuale (es. Word, Excel, Power Point, ecc), ottenuti da posta elettronica e generati dalla scannerizzazione di documenti cartacei.

L’immissione dei dati in archivio è possibile sia in modalità manuale, con anteprima, sia in modalità automatica per importazioni massive. A tale scopo ArkOttica è facilmente interfacciabile con applicativi esterni per lo scambio di dati e documenti.
ArkOttica integra moduli WorkFlow, Conservazione Sostitutiva, Fatturazione Elettronica, EMailMarketing.

Sistema per la Gestione dei Documenti, Archiviazione Elettronica, Gestione Elettronica Documentale, Archivio Documenti, DMS Document Management System.

Perchè Arkottica?

Molteplici aspetti inducono a considerare una efficiente archiviazione documentale come la soluzione ad inefficienze aziendali:

- I documenti memorizzati sui dischi dei vari PC sono di difficile identificazione e spesso smarriti perche legati a criteri organizzativi personali.
- la documentazione cartacea invade armadi e scaffali, occupa spazio e fa perdere un sacco di tempo per le ricerche.
- la diffusione delle fotocopie rende difficile valutare se quello che si ha in mano sia effettivamente l’ultima versione del documento.

ArkOttica si propone, in maniera efficace ed efficiente, di risolvere queste problematiche con indubbi risparmi di spazi e tempo infine, economiche.
Tutte le operazioni si possono effettuare dal proprio posto di lavoro. La ricerca e’ veloce e permette di identificare il documento sia con il valore di una chiave di archiviazione (es. codice fornitore) oppure per una parola contenuta nel documento stesso. Accesso ai documenti anche da sedi esterne all’azienda.

Possibilità di definire per ogni utente le caratteristiche di accesso e di operatività sui vari documenti. Il sistema ha un occhi di riguardo per le problematiche della sicurezza informatica.
ArkOttica si configura sulle esigenze di ogni singola Azienda o Studio Professionale e segue l’evoluzione sia dei mezzi tecnologici che della normativa in materia di archiviazione e conservazione dei documenti elettronici.

Lo Staff di Olitec mette a disposizione dei Clienti la propria esperienza per una analisi della realtà aziendale per la definizione del sistema di gestione/archiviazione documentale.